Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là việc quan trọng giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy trình này có thể phức tạp nếu không nắm rõ các bước và yêu cầu của cơ quan chức năng. Bài viết này, THB Law sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ tục cần thiết để gia hạn giấy phép lao động, giúp bạn hoàn tất quy trình một cách nhanh chóng và đúng quy định, đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam.

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động đối với người nước ngoài tại Việt Nam được coi là cơ sở pháp lý cao nhất đảm bảo điều kiện pháp lý để người lao động có quốc tịch nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, loại giấy phép này không có hiệu lực vĩnh viễn và việc gia hạn cũng phải tuân theo những quy định nhất định. Vậy, người lao động nước ngoài được phép gia hạn giấy phép lao động bao nhiêu lần và cần đáp ứng những điều kiện gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết để bạn nắm rõ.

Gia hạn giấy phép lao động là quy trình bắt buộc để người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không cần xin cấp mới. Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm. Nếu không thực hiện đúng hạn, người lao động có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam, còn doanh nghiệp sẽ đối mặt với mức xử phạt từ 15 – 25 triệu đồng do sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hợp lệ.

Thời hạn của giấy phéo lao động

Theo Điều 10 của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài không vượt quá 2 năm và được xác định dựa trên một trong các yếu tố sau:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết.
• Thời hạn bên nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam làm việc.
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài (bao gồm cả hợp đồng cung cấp dịch vụ).
• Thời hạn ghi trong văn bản cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ hoặc thành lập hiện diện thương mại.
• Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động tham gia hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài đã có hiện diện tại Việt Nam.
• Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
• Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài (trừ trường hợp không cần báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng theo Điểm b Khoản 1 Điều 4).

Điều kiện gia hạn giấy phép lao động

Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP bao gồm:

• Giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực: Thời hạn còn lại của giấy phép phải từ 5 đến 45 ngày.
• Nhu cầu sử dụng lao động được chấp thuận: Cơ quan có thẩm quyền đã phê duyệt việc tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài theo quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 của Nghị định.
• Chứng minh tiếp tục làm việc: Cần có giấy tờ chứng minh người lao động vẫn đang làm việc cho doanh nghiệp theo đúng nội dung của giấy phép lao động hiện tại.

Việc đáp ứng đầy đủ ba điều kiện trên là bắt buộc để người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động và tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Hồ sơ gia hạn giấy phéo lao động

Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP) quy định hồ sơ gia hạn giấy phép lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị: Theo Mẫu số 11/PLI.
2. Ảnh màu: 02 ảnh 4x6cm, phông trắng, chụp không quá 6 tháng.
3. Giấy phép lao động hiện tại: Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
4. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: (Nếu có yêu cầu).
5. Bản sao hộ chiếu: Có chứng thực hoặc xác nhận của người sử dụng lao động, còn giá trị.
6. Giấy tờ sức khỏe: Theo quy định.
7. Giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc: (Trừ trường hợp lao động theo điểm a khoản 1 Điều 2).

Lưu ý: Các giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt (trừ trường hợp được miễn).

Cũng trong Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài như sau:

• Thời gian nộp hồ sơ: Ít nhất 5 ngày và không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
• Nơi nộp hồ sơ: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi cấp phép ban đầu.
• Thời gian xử lý hồ sơ: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
• Kết quả: Gia hạn hoặc từ chối gia hạn kèm lý do.
• Ký kết hợp đồng lao động (nếu thuộc diện a khoản 1 Điều 2 Nghị định 152): Sau khi được gia hạn, người lao động và người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động trước ngày làm việc tiếp theo.
• Gửi hợp đồng lao động: Người sử dụng lao động gửi bản gốc hoặc bản sao có chứng thực đến cơ quan đã gia hạn giấy phép.

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động (work permit) được thực hiện qua 3 bước sau đây:

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Để đảm bảo tiến trình gia hạn giấy phép lao động, đơn vị sử dụng lao động cần nộp Văn bản giải trình về việc thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (theo Mẫu 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 152/2020/NĐ-CP) tới cơ quan có thẩm quyền đã từng chấp thuận nhu cầu này trước đó. Thời gian nộp tối thiểu là 30 ngày trước khi giấy phép lao động hiện tại hết hạn.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và xử lý hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc, sau đó cấp Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho đơn vị sử dụng lao động

Bước 2: Nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động

Trong khoảng thời gian từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động phải chuẩn bị và gửi hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép trước đó.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan này sẽ gửi văn bản thông báo kèm lý do cụ thể.

Lệ phí gia hạn giấy phép lao động phụ thuộc vào cơ quan cấp giấy phép, với mức tối đa như sau:

• Cấp mới giấy phép lao động: không quá 600.000 đồng/giấy phép.
• Cấp lại giấy phép lao động: không quá 450.000 đồng/giấy phép.

Bước 3: Gửi hợp đồng lao động tới cơ quan cấp giấy phép

Sau khi giấy phép lao động được gia hạn, người sử dụng lao động cần ký kết hợp đồng bằng văn bản với người lao động nước ngoài, tuân thủ quy định của luật lao động Việt Nam. Hợp đồng này (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực) phải được gửi tới cơ quan đã thực hiện việc gia hạn giấy phép trước ngày người lao động bắt đầu công việc tiếp tục.

Quy trình trên giúp đảm bảo quyền lợi của cả người lao động nước ngoài và đơn vị sử dụng lao động, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

Chi phí gia hạn giấy phép lao động

Chi phí gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam có sự khác biệt tùy thuộc vào địa phương và cách thức nộp hồ sơ. Dưới đây là các thông tin chi tiết:

• Tại Hà Nội: Lệ phí gia hạn khi nộp hồ sơ trực tuyến qua dịch vụ công mức 3 là 250.000 đồng/giấy phép.
• Tại Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh: Lệ phí gia hạn là 450.000 đồng/giấy phép.
• Tại Phú Yên: Lệ phí tiêu chuẩn là 450.000 đồng/giấy phép. Tuy nhiên, nếu nộp hồ sơ trực tuyến, lệ phí sẽ được giảm 50%, chỉ còn 225.000 đồng/giấy phép.

Ngoài ra, nếu hồ sơ được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, lệ phí có thể được miễn.

Bên cạnh lệ phí gia hạn, người lao động cũng có thể phát sinh thêm các chi phí khác như phí khám sức khỏe, phí dịch thuật và công chứng hồ sơ. Vì mức phí có thể thay đổi tùy theo quy định ở từng địa phương, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thông tin cụ thể tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi mình hoạt động.

Lưu ý quan trọng:

– Nếu nộp hồ sơ sai cách hoặc quá hạn, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện lại thủ tục cấp mới, gây tốn kém thời gian và công sức.

– Để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các yêu cầu hoặc cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm giấy phép lao động chuyên nghiệp.

Lời kết

Qua đây các bạn đã biết rõ thủ tục gia hạn giấy phép lao động rồi phải không nào. Việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài không chỉ giúp người lao động tiếp tục công việc hợp pháp tại Việt Nam mà còn đảm bảo sự ổn định trong hoạt động của doanh nghiệp. Để tránh các rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian, hãy thực hiện thủ tục gia hạn đúng quy định. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc tư vấn thêm về quy trình này, đừng ngần ngại liên hệ với THB Law qua số Hotline 0918 839 995.

Bài viết liên quan

Dịch vụ pháp lý là gì? Tìm hiểu các dịch vụ hỗ trợ pháp lý

Đăng vào ngày: 24/06/2025

Trong bối cảnh kinh tế – xã hội phát triển mạnh mẽ như hiện nay, nhu cầu sử dụng các dịch vụ pháp lý ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ dịch vụ pháp lý là gì và được quy định ra sao theo pháp luật Việt Nam. Bài viết…

Xem thêm

Quy trình, thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu

Đăng vào ngày: 23/06/2025

Khi muốn nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, một trong những bước quan trọng không thể thiếu chính là xin giấy phép nhập khẩu. Quy trình thủ tục xin giấy phép nhập khẩu tuy có phần phức tạp, nhưng nếu nắm vững các bước và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ dễ…

Xem thêm

Dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng

Đăng vào ngày: 20/06/2025

Soạn thảo hợp đồng là một công việc quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong các giao dịch. Dịch vụ tư vấn hợp đồng của chúng tôi sẽ giúp bạn tạo ra các hợp đồng chính xác, đầy đủ và tuân thủ đúng quy định pháp lý….

Xem thêm

Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh Hà Nội | Chỉ từ 4 ngày

Đăng vào ngày: 19/06/2025

Việc thay đổi giấy phép kinh doanh là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp và hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, quy trình thay đổi giấy phép có thể gặp nhiều khó khăn nếu không nắm rõ các thủ tục và quy định pháp lý. Với dịch vụ thay…

Xem thêm